Workshop Sehari Manajemen Dokumen

Workshop Sehari Manajemen Dokumen

Workshop Sehari Manajemen Dokumen

Penerapan implementasi DMS Alfresco memiliki beberapa keuntungan yang dapat diperoleh oleh perusahan/organisasi/instansi, antara lain :1. Efisiensi– Mengurangi jumlah kertas yang terpakai akan mengurangi kebutuhan storage, dan mengurangi cost tempat, cetak, copy, filing dan distribusi.– Jumlah dokumen yang dipertukarkan akan berkurang, dan akhirnya bisa meningkatkan kecepatan proses bisnis.– Sebuah penyimpanan dokumen yang tersentralisasi akan memudahkan user untuk melakukan kolaborasi, mengurangi salinan dokumen, dan mengurangi kebutuhand disk space.– Kemampuan pencarian yang dimiliki memudahkan dan mempercepat pencarian dokumen.2. Efisiensi StorageScanning terhadap dokumen yang berupa kertas, bisa mengurangi kebutuhan ruang penyimpanan.3. Pengambilan Dokumen yang lebih FleksibelWaktu yang diperlukan untuk mengambil dokumen akan semakin sedikit karena bisa diambil tanpa haru meninggalkan meja kerja. Dan penyimpanan dokumen dalam bentuk elektronik mengurangi resiko kehilangan data.4. Flexible IndexingDokumen dan content yang berupa image bisa disimpan dalam DMS dan bisa di-index untuk full text searching.5. Fungsi Pencarian yang lebih lengkap, cepat dan fleksibelDMS bisa mencari content atau dokumen dengan menggunakan kata ataupun frase yang ada dalam dokumen atau content tersebut (lebih dikenal dengan istilah full text search). DMS juga bisa melakukan klasifikasi terhadap setiap content dan dokumen tersebut.6. Mengendalikan Distribusi DokumenImaging mempermudah pembagian dokumen secara elektronik dengan rekan kerja dan klien melalui jaringan. Dengan Imaging, cost yang bisa dikurangi karena distribusi dokumen tidak perlu dilakukan dengan kertas, dan mengurangi aktivitas kantor seperti printing dan pengiriman dokumen kertas.7. Meningkatkan Keamanan DataDMS menyediakan control yang fleksibel dan lebih baik terutama untuk dokumen yang confidential. DMS menyediakan hak akses yang bisa diatur pada level folder, level dokumen, level group, level divisi dan level individual.8. Disaster RecoveryDMS menyediakan cara yang mudah untuk backup dokumen di penyimpanan off site. Menggunakan DMS juga mengurangi resiko yang diakibatkan bencana alam yang mungkin terjadi.9. Menghilangkan Kehilangan DataKehilangan dokumen yang penting bisa berdampak besar dan bisa menghabiskan banyak waktu untuk menggantinya. Dengan Alfresco DMS, dokumen tetap disimpan secara terpusat, jadi tidak ada yang hilang ataupun salah tempat. Bahkan jika salah menempatkan di DMS, dokumen tersebut masih bisa dicari dengan cepat dan mudah melalui mekanisme full text searching.Sumber: alfresco.com